Roteiro sugerido para geração da ECF
Selecione a empresa no exercício de 2015 para a geração do arquivo.
Sugerimos começar pelas mais simples, com pouco movimento, até estar bem familiarizado com os procedimentos a serem adotados no sistema fiscal/contábil quanto no PVA da ECF. Só então parta para empresas mais complexas (seja em função da quantidade de lançamentos, seja em função de maior variedade nas operações fiscais de compra, venda, prestação de serviços, etc).
Antes de iniciar a configuração do sistema a empresa deve verificar a qual forma de escrituração está obrigada.
Tipo de Escrituração
C- Obrigadas a entregar a ECD ou entrega facultativa da ECD com recuperação de dados.
OBS: As empresas que adotarem a forma de escrituração C, obrigatoriamente a ECF deve recuperar os sados da ECF do ano anterior (bloco E da ECF) e os saldos do ano atual do ECD (bloco C da ECD).
L- Livro Caixa ou NÃO OBRIGADAS A ENTREGAR A ECD ou entrega facultativa da ECD sem recuperação de dados.
Procedimento para geração do arquivo da ECF para empresas do tipo C
Verifique se todas as contas analíticas do plano de contas da empresa estão vinculadas às contas analíticas do plano referencial através do Menu: Relatórios > Relatórios Cadastrais > Plano de Contas, selecione a opção Plano de Contas da Empresa / Plano Referencial.
Caso alguma conta não esteja mapeada, acesse o Menu: Movimentação > Plano de Contas da Empresa para cadastrar.
Certifique-se que as contas estejam vinculadas corretamente em seus respectivos grupos no plano referencial. Se, por exemplo, você vincular uma conta de Despesa a uma conta de Receita no plano referencial, sua DRE ficará totalmente inconsistente após ser importada para a ECF.
O mapeamento das contas para 2015 poderá ser importado do exercício de 2014, caso já esteja definido. A importação é feita clicando no botão Ferramentas, selecionando Importar Mapeamento das Contas do Plano referencial de um Plano de contas do Exercício Anterior.
Como já dito, a ECF é fiscal. Portanto, obrigatoriamente os Balanços/DRE devem ser gerados de forma trimestral. Caso tenha sido efetuada apenas a transferência do resultado anual, será necessário estornar a transferência, e fazer as transferências trimestrais.
Este procedimento deve ser feito exatamente nesta ordem:
Acesse o Menu: Movimentação > Transferência para Lucros e Perdas e siga os procedimentos abaixo:
- Estorne transferência anual.
- Gere a transferência do primeiro trimestre.
- Gere a transferência do segundo trimestre.
- Gere a transferência do terceiro trimestre.
- Gere a transferência do quarto trimestre.
Antes de dar início, efetivamente, aos procedimentos de geração da ECF, é necessário fazer o preenchimento do registro Y611 (Cadastro de remuneração dos sócios). No Menu: Movimentação > Cadastro de Remuneração dos Sócios, é possível importar as remunerações direto da folha de pagamento, para isso utilize o botão Importar e selecione os sócios.
Preenchido o registro Y611 o contador deve verificar se a empresa selecionada para geração do arquivo destacou retenção de IR e CSLL em suas notas de serviço. Se houver, deverá ser preenchido o registro Y570, em Fiscal > Movimentação > Sped > Demonstrativo do IRPJ e CSLL retidos na fonte (Y570). Clicar no botão Importar e informar os códigos de DARF’s retidos, um por vez.
Somente então pode-se dar início aos procedimentos de geração da ECF.
Acesse o Menu: Relatórios > Meio Magnético > Declaração de IRPJ Presumido > ECF, e preencha os campos de acordo com as informações de cada empresa. O sistema já traz como sugestão algumas informações de acordo com o cadastro da empresa, podendo ser alteradas conforme necessário.
Efetue a importação do arquivo no validador, marcando a importação de todos os blocos.
Tecle na primeira pergunta e na segunda, conforme abaixo.
Se não ocorrer erro de estrutura (situação em que você terá que identificar o problema e corrigi-lo, gerando novamente o arquivo e repetindo as etapas acima), será apresentada a tela de validação do arquivo.
Você pode efetuar a validação agora, mas provavelmente, ocorrerão diversos erros informando a ausência de registros do bloco K. Caso a empresa esteja parametrizada como escrituração Contábil, esses registros devem obrigatoriamente ser recuperados da ECD, portanto pode efetuar desde já esta etapa clicando no botão Recuperar ECD. Caso a empresa esteja parametrizada como escrituração por Livro Caixa, não serão gerados na ECF os registros do Balanço Patrimonial e DRE (registros P100 e P150). Assim, não haverá recuperação da ECF. Lembrando que a forma de escrituração por Livro Caixa deve ser utilizada também para as empresas dispensadas de entrega da ECD, conforme disposto no manual da ECF.
Para a recuperação dos dados da ECD, o PVA contendo as declarações devidamente assinadas (pelo menos pelo contador), deverá estar instalado na mesma máquina que o PVA da ECF. Selecione a escrituração correspondente, e tecle para regravar os blocos.
Se a importação ocorrer sem problemas, será novamente apresentada a tela de validação do arquivo. Caso a ECD tenha sido gerada já com as declarações trimestrais, e a vinculação do plano referencial tenha sido corretamente informada na ECD, você já pode efetuar a validação. Caso contrário, ocorrerão inúmeros erros de validação. Nesse caso, novamente deve ser importado o mesmo arquivo anteriormente gerado da ECF para regravação das demonstrações. Com a escrituração aberta, clique novamente no botão de importação da ECF, informe o arquivo, e marque para sobrescrever os blocos J, P e Y (o bloco 0 não estará disponível para sobrescrever).
Agora finalmente pode ser efetuada a validação da ECF.
Confira o Balanço Patrimonial e a DRE na ECF (registros P100 e P150) comparando-os com as mesmas demonstrações geradas pelo sistema contábil. Se houver diferença entre eles, muito provavelmente é devido a erro de vinculação com o plano referencial. Corrija os problemas e refaça as etapas acima.
Confira também os registros de informação de Receita Bruta e apuração dos tributos (registros P200 e P300), comparando-os com a memória de cálculo das apurações trimestrais. Se necessário, complemente alguma informação que porventura esteja faltando (principalmente no caso de apuração por regime de caixa, ou em que tenha havido lançamentos de ajuste em Bases/Valores extras tributáveis).
Algumas inconsistências são normais nessa primeira entrega, em razão da inexistência de saldos anteriores da ECF (Bloco E do manual de orientação, que não pode ser importado, mas somente recuperado da ECF do ano anterior). Portanto, desconsidere as seguintes mensagens de advertência:
- A conta referencial possui saldo inicial incompatível com o saldo final recuperado da ECF anterior.
- Saldo inicial não é compatível com o saldo recuperado do período anterior do E010, ou Saldo inicial não é compatível com o saldo inicial do registro K155 (considerando o mapeamento das contas referenciais do saldo Final-K156).
- O registro não é compatível com os valores recuperados e calculados pelo sistema.
Caso a ECD tenha sido entregue com encerramento anual, haverá também diferença na conta de transferência do lucro do exercício, na conta de Patrimônio Líquido. Nesse caso, provavelmente serão apresentadas as mensagens de advertência abaixo:
- Total dos débitos difere do total de créditos no período informado nos registros de Saldos Periódicos (K155).
- Saldos iniciais possuem valores diferentes para a soma de débitos e créditos.
- Saldos finais possuem valores diferentes para a soma de débitos e créditos.
Após a entrega, estorne as transferências trimestrais de resultados e faça novamente a transferência anual.
Procedimento para geração do arquivo da ECF para empresas do tipo L
Empresas do Tipo L estão dispensadas do mapeamento e do fechamento trimestral, e de recuperação de dados.
Antes de dar início, efetivamente, aos procedimentos de geração da ECF, é necessário fazer o preenchimento do registro Y611 (Cadastro de remuneração dos sócios). No Menu: Movimentação > Cadastro de Remuneração dos Sócios, é possível importar as remunerações direto da folha de pagamento, para isso utilize o botão Importar e selecione os sócios.
Preenchido o registro Y611 o contador deve verificar se a empresa selecionada para geração do arquivo destacou retenção de IR e CSLL em suas notas de serviço. Se houver, deverá ser preenchido o registro Y570, em Fiscal > Movimentação > Sped > Demonstrativo do IRPJ e CSLL retidos na fonte (Y570). Clicar no botão Importar e informar os códigos de DARF’s retidos, um por vez.
Somente então pode-se dar início aos procedimentos de geração da ECF.
Acesse o Menu: Relatórios > Meio Magnético > Declaração de IRPJ Presumido > ECF, e preencha os campos de acordo com as informações de cada empresa Nesta tela ainda, as empresas do tipo de escrituração L, devem preencher o registro Y672 em dados adicionais.
Efetue a importação do arquivo no validador, marcando a importação de todos os blocos.
Tecle na primeira pergunta e na segunda, conforme abaixo.
Se não ocorrer erro de estrutura (situação em que você terá que identificar o problema e corrigi-lo, gerando novamente o arquivo e repetindo as etapas acima), será apresentada a tela de validação do arquivo.